Forderungsmanagement und Mahnung

Forderungsmanagement im Überblick

Eine Forderung ist ein schuldrechtlicher Anspruch im Sinne des § 241 I BGB. Ein Anspruch ist das Recht, von einem anderen ein Tun oder Unterlassen zu verlangen (§ 194 I BGB). Somit handelt es sich bei Forderungen um schuldrechtliche Schuldverhältnisse, aufgrund deren der Gläubiger berechtigt ist, vom Schuldner eine Leistung zu fordern.

Eine Forderung entsteht beispielsweise, wenn Unternehmen Kunden einen kurzfristigen Kredit gewähren oder sonstige Dienstleistungen bzw. Sachen verkaufen, wobei Valutafristen oder Zahlungsziele eingeräumt werden. Das Forderungsmanagement hat nun das Ziel, die Absicherung und Realisierung dieser Forderungen zu organisieren. Es soll die Liquidität des Unternehmens gesichert und somit die Bonität verbessert werden. Neben diesen, die Existenz eines Unternehmens sichernden, Maßnahmen kann durch Forderungsmanagement aber auch günstigeres Kapital bei Kreditinstituten realisiert werden. Bessere Bonität und Kontrolle der Geschäftsrisiken erlauben den Zugang zu weiterem günstigem Kapital.

Was ist ein Lieferantenkredit? Welche Bedeutung hat ein Lieferantenkredit?

Eine Forderung entsteht, wenn das Unternehmen einem Kunden Lieferungen oder Leistung nicht gegen sofortiges Bargeld, sondern auf Ziel (Kredit) einräumt. Dies bezeichnet man als sogenannten Lieferantenkredite. Es wird dem Kunden also in der Regel ein Zahlungsziel und damit eine Kaufpreisstundung zugebilligt. In Deutschland ist ein 30-Tage-Zahlungsziel üblich. Dieser Zeitraum entspricht in Übrigen auch den generellen Normwert in der europäischen Union. Sollte die Zahlung durch den Kunden nicht pünktlich erfolgen, so entstehen dem Unternehmen dadurch Kosten. Lieferantenkredite sind in Deutschland absolut üblich und aus einem funktionierenden Wirtschaftssystem nicht mehr wegzudenken. Der Großteil der Kredite in Deutschland sind sogar Lieferantenkredite und nicht Kredite von Kreditinstituten. 

Lieferantenkredite haben für Unternehmen insbesondere zwei Funktionen.

• Sie sind zunächst ein Wettbewerbsvorteil. Die Märkte sind im Wesentlichen übersättigt. Unternehmen können für potentielle Kunden aber attraktiver werden, wenn sie die Möglichkeit eines Lieferantenkredites bieten. Lieferantenkrediten kommt daher in der Regel also absatzfördernde Bedeutung zu.
• Für kreditnehmende Unternehmen sind Lieferantenkredite eine günstige und einfache Form der Fremdfinanzierung, gerade im Vergleich mit konventionellen Bankkrediten. Bankkredite bergen in der Regel einen großen Formalitätsaufwand. Lieferantenkredite sind im Vergleich dazu deutlich formloser und unkompliziert zu erhalten.

Welche Kosten können beim Forderungsmanagement entstehen?

Die Einräumung von Lieferantenkrediten kann für das kreditgebende Unternehmen durchaus mit hohen Kosten verbunden sein und darf nicht unterschätzt werden. Ein wesentlicher Kostenfaktor sind hierbei die Finanzierungskosten. Es kommt zu einer aufgeschobenen Zahlung. Der Lieferant muss diesen Kredit refinanzieren. Dafür kann er Fremdkapital aufnehmen, für das aber Zinsen anfallen. Diese Zinskosten müssen entsprechend gewichtet werden. Sollte der Lieferantenkredit durch eigene Mittel finanziert werden, müssen entsprechende Opportunitätskosten berücksichtigt werden. Opportunitätskosten sind hierbei eher als theoretische Kosten zu verstehen. Es sind Zinsen, die das kreditgebende Unternehmen mit dem Kapital hätte erwirtschaften können.

Welche Risiken hat ein Lieferantenkredit für den Kreditgeber?

Insbesondere zwei Risiken sollten bei dem Einräumen von Lieferantenkrediten im Auge behalten werden:

• Zunächst besteht das Risiko des Forderungsausfalles – also die Möglichkeit, dass der Kunde gegebenenfalls nicht mehr zahlen kann. Das bedeutet, dass immer auch das Bonitätsrisiko des Schuldners hierbei übernommen wird.
• Das andere wesentliche Risiko ist, dass der Schuldner die Forderung vorsätzlich oder fahrlässig nicht an dem fälligen Zahlungstermin begleicht. Verzögerungen der Zahlung führen automatisch auch dazu, dass Kosten für Fremdkapital oder die Opportunitätskosten steigen. Dadurch wird auch die Liquidität des Kreditgebers geschmälert, da der Zahlungszeitraum ansteigt. Besonders problematisch kann dies werden, wenn die pünktliche Zahlung des Kreditnehmers notwendig war, um eigenen Zahlungsverpflichtungen nachkommen zu können.

Die Verwirklichung des letztgenannten Risikos ist für den Kreditgeber aber immer noch günstiger als ein Totalausfall, da eine verzögerte Zahlung immerhin noch bedeutet, dass überhaupt eine Zahlung des Schuldners erfolgt. Trotzdem sei auch hier angemerkt, dass das Risiko keinesfalls unterbewertet werden darf. Das Risiko der verspäteten Zahlung kann durch das Einräumen von Skonto minimiert werden. Skonto meint einen Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Zeit.

Dass keine Zahlung durch den Kunden erfolgt, muss aber nicht immer in der Person des Schuldners begründet sein. Auch andere Umstände können einen Ausfall, bzw. Verzögerungsrisiko implizieren. Zum Beispiel staatliche oder politische Entscheidungen. So wäre daran zu denken, dass bestimmte Waren bei länderübergreifendem Handel durch staatliche Organe beschlagnahmt oder vernichtet werden können. Die Risiken des Lieferantenkredits beinhalten immer auch eine länderspezifische Komponente.

Weitere Risiken können finanzielle Risiken darstellen, die in Bezug zu dem Aufbau und Unterhalt des Forderungsmanagements stehen. So sind für ein funktionierendes Forderungsmanagement sicherlich Ressourcen und personelle Unterstützung notwendig. Ein unternehmerisches Risiko dahingehend, dass möglicher Aufwand falsch kalkuliert wurde, stellt sich aber grundsätzlich für jeden Unternehmer und sollte daher als nicht zu hoch gewichtet werden.

Welche Aufgaben kommen dem Forderungsmanagement insbesondere der Mahnung zu?

Aufgabe des Forderungsmanagements ist es Risiken der Zahlungsverzögerung oder des Forderungsausfalls zu minimieren und damit die Liquidität des Unternehmens zu erhöhen.

Maßgeblich sind hierbei drei Bereiche.

1. Bonitätsprüfung

Wenn an Kunden Lieferantenkredite gewährt werden, ist es immer auch notwendig, das potentielle Ausfallrisiko ausreichend zu gewichten. Daher ist es notwendig, sich über die Zahlungsfähigkeit der Kunden zu informieren. Die prominenteste Stelle zur Informationsbeschaffung ist sicherlich die SCHUFA.

Der BGH stellte fest, dass der Hinweis eines Unternehmens in einem Mahnschreiben auf eine bevorstehende Mitteilung der Schuldnerdaten unzulässig ist, wenn nicht deutlich wird, dass ein Bestreiten der Forderung durch den Schuldner selbst ausreicht, um dies zu verhindern:

„Ohne Erfolg wendet sich die Revision gegen die weitere Annahme des Berufungsgerichts, die beanstandete Ankündigung der Beauftragten der Beklagten genüge nicht den Anforderungen an einen deutlichen Hinweis auf die Möglichkeit des Betroffenen, durch ein bloßes Bestreiten der Forderung die Übermittlung der Forderungsdaten an die SCHUFA verhindern zu können. Das Berufungsgericht ist davon ausgegangen, die in dem Mahnschreiben verwendete Formulierung, wonach die Beklagte verpflichtet sei, der SCHUFA "die unbestrittene Forderung" mitzuteilen, sei nicht ausreichend, um dem in der Regel juristisch nicht vorgebildeten Adressaten zu verdeutlichen, er habe es in der Hand, durch ein einfaches Bestreiten der Forderung den angedrohten SCHUFA-Eintrag zumindest zunächst abzuwenden. Für erhebliche Teile des Verkehrs werde mit der Wendung "unbestrittene Forderung" nicht eine Forderung beschrieben, die der Schuldner selbst nicht bestritten habe. Der Verbraucher müsse nicht wissen, wann eine Forderung "unbestritten" sei. Der Begriff könne von einem juristischen Laien dahingehend verstanden werden, die Berechtigung der Forderung sei aus Sicht der Beklagten nicht bestreitbar oder die Forderung sei von einer wie auch immer gearteten Aufsichtsbehörde nicht beanstandet worden.“
(BGH, Urteil vom 19.03.2015 – I ZR 157/13)

Es finden sich daneben auch noch andere private Stellen, an denen Auskunft zu erhalten ist. Wobei auch hier anzumerken ist, dass der erhebliche Wettbewerbsdruck, durch die Notwendigkeit der Einräumung von Krediten, immer in einem Spannungsverhältnis mit dem Ausfallrisiko steht. Es kann daher unter Umständen notwendig sein, auch ein entsprechendes Bonitätsrisiko einzugehen, da nur so Aufträge zu erhalten sind. Ziel des Forderungsmanagements ist es daher stets, die jeweiligen Risiken in Ausgleich zu bringen.

2. Vertragsgestaltung

Bei der Einräumung von Zahlungskrediten ist immer an eine entsprechende Vertragsgestaltung zu denken. In AGBs und/oder Individualabsprachen müssen die Zahlungsmodalitäten, Rückzahlungstermine und Sicherheiten vereinbart werden. Gerade hier ist es immer ratsam, fachmännische Hilfe, beispielsweise durch einen Rechtsanwalt, einzuholen.

3. Mahnung und Inkassowesen

Leider ist ein reibungsloser Ablauf der Zahlungseingänge selten die Regel. Häufig wird nur sehr unpünktlich gezahlt. Daher ist es notwendig säumige Schuldner zu mahnen. Hierbei muss zwischen gerichtlichen und außergerichtlichen Mahnverfahren unterscheiden werden:

• Vor einer gerichtlichen Mahnung (Mahnantrag bzw. Mahnbescheid) ist immer erst an eine außergerichtliche Mahnung zu denken. Dies gebietet schon die Vermeidung von Prozesskosten. Außerdem sollte im Sinne einer guten Kundenbindung die gerichtliche Auseinandersetzungen ulitma ratio bleiben. Die Mahnungen können sowohl von den Unternehmen selbst betrieben werden als auch an ein externes Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt vergeben werden.
• Bei gerichtlichen Mahnverfahren besteht immer ein Zeitaufwand und fachmännische Hilfe kann notwendig sein. Wenn keine eigene Rechtsabteilung besteht, kann unter Umständen eine Vergabe an externe Kräfte ratsam sein.

Hierbei sollte vor der Klage zunächst ein gerichtliches Mahnverfahren ins Auge gefasst werden, da dieses häufig mit niedrigeren Kosten und geringerem Zeitaufwand verbunden ist. Ziel des Mahnverfahrens ist es, einen Vollstreckungstitel zu erlangen.  Mit diesem kann der Gerichtsvollzieher dann das Geld beim Schuldner eintreiben. Sollte eine Klage oder ein gerichtliches Mahnverfahren angestrengt werden, müssen immer auch die Prozesskosten entsprechend berücksichtigt werden. Selbst ein gewonnener Prozess kann je nach Bonität des Schuldners eine kostspielige Angelegenheit werden.

Der BGH entschied, dass von einem Unternehmen mit Forderungsmanagement betraute Inkassounternehmen in von ihnen versandten Zahlungsaufforderungen gegebenenfalls auch Zwangsvollstreckungsmaßnahmen ankündigen können:

„Das Berufungsgericht hat zu Recht angenommen, das Schreiben der Beklagten vom 23. April 2015 beeinflusse die Entscheidungsfreiheit des Verbrauchers nicht in unzulässiger Weise. Eine unzulässige Beeinflussung liegt vor, wenn die Machtposition gegenüber Verbrauchern in einer Weise zur Ausübung von Druck ausgenutzt wird, die die Fähigkeit der Verbraucher zu einer informierten Entscheidung wesentlich einschränkt. Dies ist jedenfalls dann der Fall, wenn die beanstandete geschäftliche Handlung geeignet ist, die Rationalität der Entscheidung der angesprochenen Verbraucher vollständig in den Hintergrund treten zu lassen. Nach § 4a II 1 Nr.5 UWG ist bei der Feststellung, ob eine geschäftliche Handlung aggressiv im Sinne des § 4a I 2 UWG ist, auf Drohungen mit rechtlich unzulässigen Handlungen abzustellen. Daraus ergibt sich im Umkehrschluss allerdings nicht, dass die Drohung mit einer rechtlich zulässigen Maßnahme den Tatbestand der Nötigung oder der unzulässigen Beeinflussung von vornherein nicht erfüllen kann. Die Ausübung von Druck durch Drohung mit einer rechtlich zulässigen Maßnahme kann die Fähigkeit der Verbraucher zu einer informierten Entscheidung wesentlich einschränken und damit den Tatbestand der unzulässigen Beeinflussung erfüllen, wenn bei dieser Drohung verschleiert wird, dass der Schuldner die Möglichkeit hat, den Eintritt der angedrohten Maßnahme zu verhindern. (…). Das Berufungsgericht hat angenommen, das Schreiben der Beklagten vom 23. April 2015 stelle eine mit bestimmten Zahlungsvorschlägen verbundene Zahlungsaufforderung sowie die Androhung gerichtlicher Schritte und anschließender Vollstreckungsmaßnahmen dar. Es suggeriere nicht, dass eine Rechtsverteidigung des Schuldners aussichtslos sei. Es verschleiere auch nicht, dass der Schuldner in einem Gerichtsverfahren geltend machen könne, den beanspruchten Geldbetrag nicht zu schulden. Es sei davon auszugehen, dass auch der juristisch nicht vorgebildete Verbraucher wisse, dass er in einem Zivilprozess nicht zwangsläufig zur Zahlung verurteilt werde und seine eigene Sachverhaltsdarstellung und Rechtsauffassung dem Gericht zur Prüfung unterbreiten könne. Diese Beurteilung hält der rechtlichen Nachprüfung stand.
(BGH, Urteil vom 22.03.2018 – I ZR 25/17)