Datenschutz: AV-Vertrag für Vermieter nötig?

Datenerhebung durch den Vermieter

Bei Abschluss des Mietvertrages werden Daten wie beispielsweise die Kontodaten des Mieters erhoben. Die Rechtsgrundlage hierfür ist die Vertragserfüllung gemäß § 6 I 1 lit. b DS-GVO. Es ist jedoch zu beachten, dass eine Datenerhebung nur insoweit gerechtfertigt ist, wie es im jeweiligen Stadium des Vermietungsprozesses zwingend erforderlich ist. Diesbezüglich kann sich der Vermieter an folgender Regel orientieren:

1. Vor dem Wohnungsbesichtigungstermin: Namen und Kontaktdaten des Interessenten; Anzahl der Mitmieter
2. Nach Interessenbekundung am Abschluss eines Mietvertrages: zusätzliche Kontaktdaten; weitere Angaben zur Identität (Vorlage des Personalausweises); Anzahl und Namen der einziehenden Personen für die Wohnungsgeberbestätigung; Einkommensangaben und mögliche Bürgen
3. Entscheidung über die konkrete Person des Mieters: zusätzliche ergänzende Informationen wie insbesondere Nachweis der Einkommensverhältnisse und Bonitätsprüfung sowie Bank- und Kontodaten

Für diese Daten ist der Vermieter Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr.7 DS-GVO und hat die angemessenen Schutzmaßnahmen zu ergreifen.

Auftragsverarbeitung bzw. AV-Vertrag?

Es fehlt jedoch im Hinblick auf die durch den Vermieter im Rahmen des Vertragsschlusses erhobenen Daten an einem Weisungsverhältnis, sodass der Vermieter keine Auftragsverarbeitung vorliegt. Dies gilt auch für die Vermietung von Geschäftsräumen.  Eine Auftragsverarbeitung kommt jedoch in Betracht, wenn der Vermieter seinerseits Daten an Dritte weitergibt.

Gibt der Vermieter Daten an Dienstleister wie beispielsweise ein Unternehmen, das die Heizkostenabrechnung durchführen soll, weiter, so handelt der Dienstleister weisungsgebunden und ist somit Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DS-GVO.

Einen Sonderfall stellen in dieser Hinsicht aber Handwerker dar: Die Durchführung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen ist zur Erfüllung der mietvertraglichen Pflichten des Vermieters erforderlich. Handwerker oder Kammerjäger erlangen lediglich beiläufig Informationen über den Mieter. Theoretisch wären sie auch anhand der konkreten örtlichen Angaben zur Wohnung und der Arbeitsanweisung in der Lage, ihre Aufgabe zu erledigen. Die Datenverarbeitung gehört folglich nicht zur Kernaufgabe des Handwerkers. Eine Auftragsverarbeitung liegt somit nicht vor.

Sonderfall Businesscenter als Dienstleister und der AV-Vetrag im Datenschutz

Grundsätzlich liegt beim Abschluss eines Mietvertrages kein Auftragsverarbeitungsverhältnis vor (s.o.). Etwas anderes gilt jedoch regelmäßig bei der Vermietung durch ein sogenanntes Business Center. Das Konzept sieht vor, dass der Betreiber des Zentrums ganze Gebäude oder große Flächen in einem Gebäudekomplex erwirbt und darin vollständig möblierte und mit technischer Infrastruktur ausgestattete Büros sowie Konferenzräume einrichtet. Diese werden mit flexiblen Mietverträgen vermietet. Zusätzlich wird den Mietern bei Bedarf Büropersonal (Sekretariats-, Telefon-, und/oder Schreibservice) zur Verfügung gestellt. Dieses „virtuelle Vorzimmer“ sowie der Umstand, dass keine eigene Infrastruktur unterhalten werden muss, ist für Unternehmen aufgrund der damit verbundenen finanziellen Entlastung und erhöhten Flexibilität attraktiv. Zu beachten ist aber, dass ein solcher Büroservice in der Regel die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich bringt. Der Servicedienstleister arbeitet insoweit auch weisungsgebunden. Werden also von einem Business Center unter Inanspruchnahme sonstiger Dienstleistungen Räumlichkeiten gemietet, liegt ein Auftragsverarbeitungsverhältnis vor.

Zu finden sind Business Center häufig über Vermittler wie beispielsweise

• https://www.allebusinesscenter.de/buero
• https://www.allofficecenters.com/de/business-center-deutschland/.

Der Bundesverband Business Center führt eine Mitgliederliste: https://business-centers.de/mitgliederbereich/unsere-mitglieder/?tx_vabusinesscenters_membermanagement%5Baction%5D=list&tx_vabusinesscenters_membermanagement%5Bcontroller%5D=Member&cHash=cc1280e44a20c266925f922fe8fdf324.

Anbieter sind beispielsweise

• First Choice Business Center (https://www.firstchoicebc.de/)
• Regus (https://www.regus.com/de-de)
• Unit Office (https://www.unit-office.de/)
• Contora Office Solutions (https://www.contora.de/)

Sehr hilfreich auch bei der Erstellung von AV-Verträgen die aktuell frei zugängliche Datenbank unter https://av-vertrag.org