IT-Projekte können scheitern oder werden nicht im Plan zuende geführt?

IT-Projekte verschlingen oft erhebliche Gelder, werden jedoch manchmal trotzdem nicht wie geplant zuende geführt. Warum?

IT-Projekte sind mitunter planungstechnische Monster als auch in der technischen Umsetzung nicht von jeder Person wegen sogenannter Skills realisierbar und so kann es natürlich auch zum Scheitern dieser kommen. Bezüglich der Fehlerquote werden von unterschiedlicher Seite verschiedene Zahlen genannte, wobei das Scheitern der geplanten IT-Projekte nach unserer Ansicht wohl in der Regel die 50 % Marke überschreitet. Wie kommt es dazu?

Nach unserer Einschätzung bedarf es grundsätzlich einer großen Überwindung überhaupt neue IT-Projekte in einem Unternehmen zu beginnen. Eine Planung ist kompliziert und mitunter langwierig und verschiedene unvorhersehbare Faktoren beeinflussen das erwartete Ergebnis der eigenen Bemühungen ein IT-Projekt zum Erfolg zu führen. Ist ein IT-Projekt gescheitert sollte mit einem Rechtsanwalt mit Schwerpunkt im IT-Recht die Rückabwickung des IT-Projektes vorgenommen werden um nicht auszuschließende rechtliche Fehler zu vermeiden. Um die Wahrscheinlichkeit des Scheitern eines IT-Projektes zu verringern sollte schon zu Beginn bei der Vertragsgestaltung hinsichtlich der Pflichten und Lasten mit juristischer Begleitung gearbeitet werden.

Allerdings kann auch aus Fehlern der Vorgänger gelernt werden. Welche Fehler führen also zum Scheitern von IT-Projekten?

1. IT-Projekte scheitern oftmals wegen mangelhafter Optimierung der Suchmaschinen oder der Website

Suchmaschinenoptimierung oder in Englisch search engine optimization (kurz: SEO) beschreibt den Prozess, das eigene Online-Angebot in den Ergebnissen einer Suchmaschine an den meist gesehenen Stellen z.B. in der Suchmaschine Google anzuzeigen. Angebote können noch so gut sein, werden sie vom Kunden nicht wahrgenommen, dann kann das Projekt nicht von Erfolg gekrönt sein.

Internetnutzer suchen in der Regel für fast jede Sitzung im Internet mit einer Suchmaschine, selbst, wenn sie die gewünschte Internetadresse schon kennen, wird häufig die gewünschte Seite über die Suchmaschine gesucht. Dabei schaut sich der typische Verwender von Suchmaschinen lediglich die ersten paar Ergebnisse einer Suche (engl.: SERP – Search engine result page) an, höchstens mal die ersten zwei Seiten, wenn er weiter oben noch nicht fündig wurde werden in der Regel angesehen. Gibt es also Mitbewerber, ist ein nachrangiger Platz umso schlechter. Diese Tendenz lässt sich vor allem an der Platzierung der Anzeigen erkennen.

Zentrale Aufgabe ist es dabei Schlüsselworte (Keywords) auf der jeweiligen Website zu nutzen nach denen die Nutzer von Suchmaschinen suchen, dabei ist allerdings ein Ausgleich mit der Benutzbarkeit der Seite bzw. der dort angebotenen Dienste zu suchen. Neben der Verwendung von Schlüsselworten, ist es auch relevant, wie oft die eigene Seite aufgerufen wird, ist diese schlecht gestaltet und mehr für die Suchmaschine als für den Kunden gemacht, werden sich Kunden die Nutzung der Seite zwei Mal überlegen und vielleicht die nächstgelegene Seite nutzen.

2. Verwaltungsprobleme in IT-Projekten keine Seltenheit

Hierarchische Strukturen in einem Unternehmen können ebenfalls zu Problemen führen, sind aber zur Planung und Ausführung essenziell. Unternehmen mit zu starren Strukturen, bei denen keine Kommunikation zwischen Management, Projektleitung und Projektteilnehmern erfolgt fehlt oft der Einblick in die Umsetzung von Projekten. Auf der anderen Seite führen zu lockere Organisationen dazu, dass das Ziel aus den Augen verloren wird und die Arbeit nicht mehr im Gesamtkontext betrachtet werden kann. Eine dazwischenliegende Organisationsform wäre dabei zu bevorzugen, um insbesondere auch auf, während der Umsetzung, entstehende Probleme, die nicht von der Planung berücksichtigt worden sind oder konnten, richtig zu reagieren.

Neben diesen rein organisatorischen Problemen, kann auch schlicht die Unterstützung des Managements fehlen, insbesondere in Form von finanziellen Mitteln, da das Problem als nachrangig betrachtet wird. Zudem kann ein nachlässiger Projektleiter die Umsetzung des möglicherweise gut geplanten Projekts ebenfalls gefährden.

3. Fehlende Kommunikation unter den Beteiligten in IT-Projekten

Die Kommunikation zwischen dem IT-Dienstleister und dem Unternehmen sollte zudem während des gesamten IT-Projekts gewahrt werden. Die Besprechung kleinerer Probleme wird meistens auf später verschoben, wodurch häufig eine Anhäufung zum Ende des IT-Projektes hin entstehen kann und eine rückwirkende Ausräumung oft umso komplizierter wird. Ständige Ansprechpartner sind daher auf beiden Seiten äußerst wichtig.

4. Fehlerhafte Planung im IT-Projekt

Wie oben bereits angeklungen stellt auch die Planung des IT-Projektes einen entscheidenden Schritt dar. Die Kommunikation zwischen dem IT-Dienstleister und dem in Auftrag gebenden Unternehmen beginnt mit der IT-Projektplanung.

Dabei ist entscheidend, dass die Erwartungen des Unternehmens an das Ergebnis des Auftrags klar werden und auch, ob das erwartete Ergebnis tatsächlich erreichbar ist. Dem IT-Dienstleister müssen die eigenen Pflichten klar sein, also was das Unternehmen erwartet.

Die Planung sollte insoweit im Austausch zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geschehen, um mögliche Risiken, mit denen der IT-Dienstleister im Rahmen seines Geschäfts besser vertraut ist als der Unternehmer, abzudecken. Gleichzeitig reicht es für den Dienstleister meist nicht aus die im Vertrag definierten Ziele zu verfolgen sondern diese im Kontext mit dem Unternehmen zu sehen, das den Auftrag gestellt hat.

Zudem bringt auch die beste Planung nichts, wenn der Auftraggeber seine Erwartungen ändert. Wird ein IT-Projekt in Auftrag gegeben sollte dieses bis zum Ende durchgezogen werden. Kurzfristige Änderungen der Planung, insbesondere Panikreaktionen auf plötzliche Vorkommnisse, werden nicht alle Umstände des IT-Projekts berücksichtigen können. Zudem kann dies dazu führen, dass der IT-Dienstleister den Überblick über das vom Unternehmen gewünschte verliert und am Ende ein Gemenge der vorherigen und der neuen Erwartungen entsteht, dass den Erwartungen an das ursprüngliche wie an das neue IT-Projekt nicht gerecht wird. Dementsprechend müssen Veränderungen klar protokolliert werden und aufgezeigten, was sich an der ursprünglichen Planung und den Grundlagen der Planung ändert.

5. Vertragsgestaltung und Rückabwicklung von IT-Projekten mit Anwalt in der Regel anzuraten

Ist ein Projekt erst gescheitert oder steht dies unmittelbar zuvor sollte mit einem Rechtsanwalt mit Schwerpunkt im IT-Recht die Rückabwickung des Projektes durchgeführt bzw. vorbereitet werden um mögliche rechtliche Fehler zu vermeiden. Jedoch sollte nach unserer Ansicht, um die Möglichkeit des Scheiterns eines Projektes zu verringern schon zu Beginn bei der Vertragsgestaltung hinsichtlich der Pflichten und Lasten mit IT-Rechtlicher anwaltlicher Begleitung gearbeitet werden um ein IT-Projekt nach Möglichkeit erfolgreicht zum Ende zu führen.