IT-Recht: eAkte - VG Wiesbaden zum Scanvorgang bei elektronischen Akten

Achtung: Der Beitrag kann die rechtliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen!

Das VG Wiesbaden zu Scanvorgängen zur Erstellung von elektronischen Akten

Das VG Wiesbaden hat in seinem Urteil vom 26.09.2014 zum Scanvorgang bei eAkten bezüglich eines Asylantrags von iranisch stämmigen Personen entschieden und ist dabei auf Fragen bezüglich der Erstellung einer elektronischen Akte - eAkte - eingegangen.

Sind Qualitätskontrollen beim Scanvorgang einer eAkte erforderlich?

Das VG Wiesbaden hat am 26.09.2014 zur Qualitätskontrolle entschieden. Das Gericht behandelte einen Asylantrag von zwei iranisch stämmigen Personen, welcher abgelehnt worden war. Dazu wurde dem Gericht eine sogenannte Ausländerakte vorgelegt. Diese Ausländerakte wurden von der Ausländerbehörde angefertigt. Diese wurde eingescannt. Der Scanvorgang führte zu unvollständigen und unscharfen Dokumenten. Dabei wies das VG Wiesbaden darauf hin, dass bei Scanvorgängen Qualitätskontrollen durchgeführt werden müssen. Demnach müsse bei einem Scanvorgang gewährleistet sein, dass dieser nicht fehlerhaft ist. Dies soll zu einem vollständigen, lesbaren Dokument in Originalgröße und Originalfarbe führen. Im vorliegenden Fall war dies nicht gegeben.

„im Falle eines ersetzenden Scannens zwingend jedes eingescannte Dokument auf seine Qualität zu prüfen und von der einscannenden Person entsprechend mit einem Übereinstimmungsvermerk qualifiziert zu signieren.“ (VG Wiesbaden: Urteil vom 26.09.2014 6 K 691/14.WI.A, openjur) (Hervorhebungen nicht im Original enthalten)

Laut dem Gericht könne man darauf verzichten, wenn es sich bei der Akte um eine sogenannte Hybridakte handle. Eine Hybridakte ist eine Akte, die in zwei verschiedenen Formen geführt wird.

Die elektronische Signatur bei einer eAkte notwendig?

Die Erfordernis einer qualifizierten Signatur, folglich eine Beglaubigung, ginge nach dem VG Wiesbaden aus § 55b VwGO hervor. Demnach müssen die Originaldokumente bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt und die umgewandelten Dokumente mit einem Beglaubigungsvermerk versehen werden. Die Erfordernisse für einen solchen Vermerk wird in § 33 Abs.5 VwVfG geregelt. Nach § 33 Abs.5 VwVfG bedarf es bei der Beglaubigung von Dokumenten einer dauerhaft überprüfbaren elektronischen Signatur. Demnach muss aus einem Beglaubigungsvermerk der Zeitpunkt, der Inhaber der Signatur und zugrunde liegende Zertifikate hervorgehen. Zusätzlich müssen die Bezeichnung der Behörde und der Name des Beglaubigenden vorliegen. Im vorliegenden Fall war dies alles nicht gegeben.

Wer haftet bei Aktenmängeln von eAkten?

Fraglich war nun, wer für Aktenmängel haften muss. Das VG Wiesbaden hat zugunsten des Klägers und damit für den Asylantragsteller entschieden. Die Aktenmängel waren dem Aktenersteller, im vorliegenden Fall die Ausländerbehörde, zuzuschreiben und damit dem Kläger entzogen. Damit hat das VG Wiesbaden in seinem Urteil die Abschiebung der Kläger abgewendet und ihnen Recht auf Flüchtlingsschutz eingeräumt. Die Kosten für das Verfahren musste die Beklagte, vorliegend das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge, tragen.

„Die zuvor ausgeführten ausländerrechtlichen Aktenmängel können nicht zum Nachteil der Kläger gereichen.“ (VG Wiesbaden: Urteil vom 26.09.2014 6 K 691/14.WI.A, openjur)

Bedeutung des Urteils für Behörden und Anwälte die eAkten verwenden:

Mit dem Urteil verdeutlicht das VG Wiesbaden, dass das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge eine mangelhafte elektronische Akte in oben genanntem Fall geführt habe. Zudem wird damit die Wichtigkeit der Qualitätsprüfung von Scanvorgängen bei eAkten verdeutlicht, denn ein vollständiges, lesbares und echtes Dokument soll gewährleistet sein bei dem die elektronische Signatur vorliegen muss.

Lesen Sie hier weiter zu den Anforderungen an eine eAkte als elektronische Einbürgerungsakte.

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